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1. 中國之文書 -> 在『台灣』使用
- 第一步：持中國製作之文書「包含私文書（如委託書、醫療證明等）、公文書（如結婚證、註銷戶籍證明等）」之正本，前往中國當地縣（市）有在辦理涉臺事務之公證處辦理公證書。
- 第二步：公證處寄送 公證書副本至省（自治區、直轄市）公證協會，送至的公證協會會以公函將 公證書副本寄送到海基會。
- 第三步：當事人將 公證書正本送交海基會申請驗證（若副本已寄達海基會，一小時內即可核發驗證證明。）
- 第四步：當事人持海基會核發之證明向我方主管機關辦理後續相關事宜。
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2. 台灣之文書 ->在『中國』使用
- 第一步：持臺灣製作之文書「包含私文書（如委託書、醫療證明等）、公文書（如戶籍謄本、法院判決書等）」之正本，前往臺灣地方法院公證處或所屬民間公證人事務所辦理公（認）證書。
- 第二步：法院公證處或民間公證人事務所會將所公（認）證書副本函寄給海基會。海基會會以公函將公（認）證書副本寄送至當事人指定之中國使用地區之省（自治區、直轄市）公證協會。
- 第三步：如中國相關單位須要求須經驗證，當事人可斟酌適當期間（約一個月），再將 公（認）證書正本送交使用地之省（自治區、直轄市）公證協會申請核發。
- 第四步：當事人持公證協會核驗後之 公（認）證書 向中國主管機關辦理後續相關事宜。
3. 申請海基會文書驗證之步驟
一、抽取號碼牌
- 請先按觸控式號碼機螢幕抽取號碼牌，本會人員將依序呼叫號碼，並請依號碼燈號至櫃檯接受服務。
二、填寫申請書
- 在服務櫃檯備有文書驗證申請書，請參考範例逐欄詳實填寫。每一字號公證書請填一份申請書。
三、備妥文件
- 親自來會辦理者，須繳交公證書正本、有效身分證明文件影本（如：身分證或駕照或護照等附相片足資證明身分之證件；如係大陸人民，則須提出移民署發給的入出境許可證件），並須提出該證件正本以供查驗。
- 授權他人辦理者，代理人應出示有效身分證明文件正本，另須繳交授權人簽名或蓋章之授權書、授權人及代理人有效身分證明文件影本。
- 如係以法人為申請人，另須提出足資證明法人存在（如公司變更登記事項表等）及負責人身分之證明文件。（授權書上授權人欄應填寫公司名稱、負責人姓名，並蓋公司大小章。）
四、繳納費用
- 待本會服務人員唱名後，持繳費通知單繳納費用。每一字號公證書應繳納新臺幣（下同）300元，申請驗證數份同字號公證書或加（補）發數份驗證證明，每一份加收150元。
五、核驗、領件
- 申請驗證時，如大陸方面已寄來公證書副本，正、副本核驗相符且合於發證要件者，本會得依「馬上辦」作業，原則上於1個小時內發給證明，請持憑繳費收據領件；如大陸方面尚未寄來公證書副本，本會可先收件，於收到副本後，依序辦理。（本會中區及南區服務處僅受理大陸公證書副本寄達本會之文書驗證馬上辦作業。）
「馬上辦」作業為顧及多數民眾權益，每日辦理同一申請人（公司）之文書驗證申請案最多5件，其餘本會先收件，俟核驗完畢後，再以掛號寄送或以電話通知領件。
常見問題Q&A
｜海基會如何進行文書驗證?
- 實務上驗證的方式是申請人提出公證書正本(大部分是由台灣的家屬所提出的)與大陸省（自治區、直轄市）公證協會寄交本會之同字號公證書副本，經海基會比對若二者內容一致，申請目的或內容無明顯違反法令、國家利益，或無背於公共秩序、善良風俗或無其他不當等情事，且無待查證之疑點，經驗證屬實者，即發經驗證之文書。因驗證程序須俟接獲大陸方面寄來公證書副本始能進行，如當事人提出申請時，公證書副本已寄達本會，本會得依「馬上辦」作業於約莫１小時內完成驗證。如本會尚未接獲公證書副本，則將於副本寄達後７個工作天內完成驗證，再依當事人指定方式，以掛號郵寄或通知親領。（本會中區及南區服務處僅受理大陸公證書副本寄達本會之文書驗證馬上辦作業。）
｜如何確認公證書副本以抵達海基會?
- 查詢中國大陸公證協會之公證書副本是否已抵達海基會，可透過以下連結查詢：
- https://sefapplyap.sef.org.tw/home/CertProggress
｜海基會公證書驗證之服務據點?
| 區域 | 地址 | 電話 | 服務時間 |
|---|---|---|---|
| 北區 | 台北市中山區北安路536號 (捷運文湖線大直站3號出口)臺北市中山區北安路536號 |
假日價(02)2533-5995 | 9:00~16:30 |
| 中區 | 台中市南屯區干城街95號自強樓1樓 | 假日價(04)2254-8108 | 8:30~16:30 |
| 房型南區 | 高雄市苓雅區政南街6號6樓高雄市苓雅區政南街6號6樓 | 假日價(07)213-5245 | 8:30~16:30 |
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